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Stammdaten

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  • Stammdaten: Neue Stammdaten werden mit Hilfe eines Formulars hinzugefügt. Das Eingabeformular enthält als Eintrag immer eine Nr. (den Schlüssel) und einen erklärenden Namen.
  • Tabelle: Stammdaten werden als Tabelle angezeigt und bearbeitet.
  • Drucken: Stammdaten werden als Liste gedruckt.

    Zu den Stammdaten eines Vereins gehören:
    • Abteilungen.
    • Beiträge: Verein und Abteilungen.
    • Ehrungen.
    • Funktionen.
    • Konten.
    • Kontenrahmen.
    • Kostenstellen.
    • Straßen.
    • Sporthallen.
    • Banken mit BLZ und BIC.


Vereinsstamm

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    Die Vereinsdaten werden mit Hilfe von vier Formularen bearbeitet.
  • Namen und Adressen:
    · Vereinsname 1. Zeile erscheint in Formularen und Berichten, 2. Zeile zusätzlich in Berichten.
    · Kurzform Adressen wird bei Adressenaufklebern, Kurzform CashService beim Datenträgeraustausch verwendet.
    · Vereinsname in Kurzform.
    · Geschäftsstelle
    · Name des/r Geschäftsführers/in oder Kassierers/in, erscheint auf Mahn- und Kündigungsbriefen.
    · Telefon der Geschäftsstelle.
    · Straße, PLZ Ort, PLZ Postfach, E-Mail ist die Vereinsanschrift.
    · Sportbund Vereins-Nr. Sportkreis Name des zuständigen Sportbundes / Sportkreises.
  • Banken und Kassen:
    · Bankverbindung 1 Girokonto für alle Mitgliedsbeiträge. BLZ Kto.Nr., Name Ort, BIC IBAN bezieht sich auf die 1. Bankverbindung. Finanzen-Gegenkonto ist das Gegenkonto der 1. Bank für die Finanzen.
    · Bankverbindung 2 ist ein mögliches weiteres Girokonto. BLZ Kto.Nr., Name Ort, BIC IBAN bezieht sich auf die 2. Bankverbindung. Finanzen-Gegenkonto ist das Gegenkonto der 2. Bank für die Finanzen.
    · Vereinskasse Name der Vereinskasse.
    · Abteilungskasse 1 bis 3 Namen der Abteilungen mit eigenen Kassen. Jede der Kassen besitzt ein eigenes Finanzen-Gegenkonto. Statt für Kassen können die Felder auch für weitere Finanzkonten verwendet werden.
  • Mitgliedsbeiträge:
    · Mitgliedsbeitrag Bezeichnung Vereinsbeitrag. q/h/j Buchungszeitraum. Vereinsschlüssel Schlüssel Vereinsbeitrag. Finanzen-Konto Buchungskonto Vereinsbeitrag.
    · Abteilungsbeitrag 1 bis 5 Abteilungsnamen der Sonderbeiträge mit q/j Buchungszeitraum, Abteilungsschlüssel und Konto in den Finanzen.
  • Abschlusskonten:
    · Konten für den Jahresabschluss gemäß Stammdaten.
    · Gläubiger-ID für den SEPA-Zahlungsverkehr.

  • Mandanten: Beim Start des Programms wählen Sie den Verein aus.
    Ein fliegender Wechsel des Mandanten im Menüpunkt Mandanten ist nur durch einen dort ebenfalls angelegten Benutzer oder den Master möglich!

Einstellungen

  • Einstellungen: Sie können Sprache und Theme wählen. Diese sind den Benutzern und deren Programm-Modulen zugeordnet!

  • Zugelassene Benutzer: Namen für Benutzer. Anlegen und Löschen durch den Master.
  • Währungseinheit: Festlegung der Währungseinheit
    (EUR,DEM,CHF,ATS) , (Ct,Pf,Rp,Gr) nach DTA-Konvention.
  • Umsatzsteuer / Vorsteuer ? Festlegung auf USt/VorSt.
    · USt/VorSt-Konten Buchungskonten in den Finanzen.
    · Steuersatz Ermäßigter und normaler Steuersatz in %.
  • Dateien und Ordner:
    · Programme und Daten Datenbank- und Anwendungsdateien.
    · CashService CashService-Programmdateien.
    · System-Programme Windows-Programmdateien.
    · Sicherung Sicherung der Datenbank und sämtlicher Mandantendaten.
    · Archivierung Archiv der Datenbanken zur Wiederherstellung. Es werden Dateien vvjjmmtt.vvp und vvjjmmtt.log angelegt.
    · 2. Festplatte Sicherung der Daten und Programme, wenn vorhanden, sonst leer lassen.
    · Diskette/Stick Externe Sicherung der Datenbank, z.B. über Memorystick o.ä. sowie für Export/Import.

Datenbank

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  • BACKUP/RELOAD: Datenbank-Reorganisation, die jederzeit aufrufbar ist. Es werden alle Daten gesichert und anschließend die gesamte Datenbank neu geladen (gepackt).
  • UPDATE: Versions-Update, das aus einer vup.vip-Datei automatisch ausgeführt wird (i.d.R. handelt es sich um verbesserte Formulare zur Dateneingabe).
  • RESTORE: Es wird ein Wiederherstellungspunkt aufgerufen. Die Datenbank wird mit den Daten einer früheren Version neu erstellt.

  • UNLOAD Daten ausladen: Zum Zwecke eines Upgrades (z.B. bei Änderung der Datenbank-Struktur) werden die Daten aller Tabellen aller Mandanten in korrekter Form und Sortierung in ein Backup-Verzeichnis gespeichert.
  • LOAD Daten einladen: Zum Zwecke eines Upgrades werden dann die Daten aller Tabellen aller Mandanten aus dem Backup-Verzeichnis in die neue Datenbank geladen.

  • Exportieren: Sie können Daten einer Tabelle in eine externe Datei sichern.
    Die Datei hat ASCII-Format, die Spalten sind durch , getrennt, Textfelder sind in ' eingefasst. Sie trägt den Namen 'tblname.csv'. Die Stammdaten werden immer automatisch gesichert/exportiert!
  • Importieren: Sie können Daten aus einer externen Datei in eine Tabelle laden.
    Die Datei muss ASCII-Format haben, die Spalten durch , getrennt, Textfelder in ' eingefasst. Die Datei muss den Namen 'tblname.csv' tragen und natürlich die richtige Struktur haben!
    Sie werden gefragt, ob die ursprünglichen Daten gelöscht werden sollen, d.h. die Tabelle geleert wird. Sonst werden die Daten an die Tabelle angehängt, auf doppeltes Vorkommen wird nicht geprüft!
    Achten Sie auf doppelte Schlüssel, sonst ist die Konsistenz der Datenbank gefährdet!

  • Excodieren: Sie können Daten einer Tabelle in eine externe Datei sichern.
    Das geschieht wie oben beschrieben beim Export, jedoch sind die Dateien codiert und können nicht gelesen oder anderweitig verwendet werden.
  • Imcodieren: Sie können Daten aus einer externen Datei in eine Tabelle laden.
    Das geschieht wie oben beschrieben beim Import, jedoch sind die Dateien codiert und können nicht gelesen oder anderweitig verwendet werden.

Jahreswechsel

  • Jahreswechsel:

    —> Der Jahreswechsel ist im Neuen Jahr aufzurufen!

    Folgende Tabellen werden in ASCII-Dateien ausgelagert (zur Verwendung in anderen Programmen und als Sicherungskopie; jj=Jahr):

    MiSta1jj.csv   Bestandserhebung,
    MiSta1.csv     Bestandserhebung alle Jahre,
    MiSta2jj.csv   Abteilungsstatistik,
    MiSta2.csv     Abteilungsstatistik alle Jahre,
    MiSta3jj.csv   Altersaufbau,
    MiSta3.csv     Altersaufbau alle Jahre.
    BeDat_jj.csv   Beitrags-Soll- und -Habendaten,

    Die Stammdaten werden nach jeder Änderung automatisch gesichert, z.B.:
    StAbt.csv      Abteilungenstamm,
    Log_jj.csv     Logbuch.

    Folgende Tabellen werden verschlüsselt ausgelagert (als Sicherungskopie; jj=Jahr):

    MiDat_jj.vep   alle Mitgliederdaten,
    FiDat_jj.vep   Buchungsdaten dieses Jahr,
    FiBlg_jj.vep   Belegsaldendaten,
    FiBnz_jj.vep   Bilanzdaten,
    FiBnz.vep      Bilanzdaten alle Jahre.

    Die Datenbank wird verschlüsselt im Archiv-Verzeichnis abgelegt als
    VEREINjj.vvp    Wiederherstellungspunkt,
    VVjjmmtt.vvp    Wiederherstellungspunkt.

Extras

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  • Änderungsbuch: Änderungen am Datenbestand durch Benutzer sind nachvollziehbar.
  • Logbuch: Alle Bewegungen im Programm sind nachvollziehbar.
  • Versionsbuch: Alle Updates im Programm sind festgehalten.
  • Datenschutzbuch: Alle Exporte sowie Ausgaben auf Drucker oder in Datei sind festgehalten.

  • R> Prompt: Direkter Zugang zum R> Prompt und damit zur 4GL-Programmiersprache des DBMS.
  • Report-Generator: ... wenn die vorgegebenen Berichte nicht reichen.
  • Query Builder: ...zum schnellen Import/Export von Daten aus anderen Programmen/in andere Programme. Sie können die Struktur der Tabellen anpassen!

  • Sprachen:
    • Im Menüpunkt Extras/Sprachen können Sie die Sprachmodule bearbeiten.
    • Im Menüpunkt Vereinsstamm/Einstellungen wählen Sie die Sprache aus.
    • Wie Sie Ihre Sprache selbst entwickeln können, ist in den Hilfen ausführlich beschrieben!

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Verwaltung

© Dr. Hartmut Braun, Karlsruhe
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