A u f g a b e n VVwin Vereinsdaten

Eingeben, Bearbeiten und Drucken der Stammdaten.
— Zu den Stammdaten gehören Namen und Schlüssel für Abteilungen (max. 99, 5 pro Mitgl.), Banken (alle in Dtl.), Vereins- (max. 999999) und Abteilungsbeiträge (max. 5x999999, 5 p.M.), Ehrungen (max. 99, 9 p.M.), Funktionen (max. 99, 9 p.M.), Konten (beliebig), Kostenstellen (max. 99), Sporthallen (beliebig), Straßen (alle im Ort)
So wie Ihnen das bei BLZ und Konten bekannt ist, verfahren Sie auch bei allen anderen Stammdaten: Sie wählen nach dem Namen aus, in den Mitglieder- bzw. Finanztabellen werden aber nur die Schlüssel gespeichert, die Namen stehen in eigenen Stammdaten-Tabellen – wie es sich für eine relationale Datenbank gehört! Ändert sich etwas an den Stammdaten, z.B. der Beitragssatz, so müssen Sie nur den Schlüssel (den Betrag) und nichts an den Mitglieder- und Beitragsdaten ändern
Bearbeiten des Vereinsstammes mit Angaben zum Verein
Benutzerverwaltung mit Passwort und Mandanten- und Modulzuordnung und Sprachenwahl
Bearbeiten des Mandantenstammes für bis zu 5 Vereine mit eigenem Vereinsstamm und eigenen Stammdaten.
— Mandanten können z.B. eine größere Abteilung des Vereins mit eigener Buchführung, der Förderverein oder mehrere Vereine mit gemeinsamer Geschäftsstelle sein
— Sie können die Mandanten von verschiedenen Rechnern aus verwalten, solange diese im Netzverbund sind und die Datenbank sich nur auf einem Rechner befindet, der als Server fungiert
Eingeben und Bearbeiten der Sprachdaten
Datenbank: Backup und Packen der Datenbank, Versions-Update, Wiederherstellngspunkte
Jahreswechsel
Zubehör: Änderungsbuch, Logbuch, Exportieren und Importieren von Daten aus der / in die Datenbank über csv-Dateien oder codiert als vep-Dateien, Report-Generator mit SQL-Abfrage, Themes nach Benutzern und Modulen
... und das alles auf Knopfdruck!

A u s w a h l m e n ü s

Stammdaten

Stammdaten: Neue Stammdaten werden mit Hilfe einer Maske hinzugefügt. Die Eingabemaske enthält als Eintrag immer eine Nr. (den Schlüssel) und einen erklärenden Text.
Tabelle: Stammdaten werden als Tabelle angezeigt und können bearbeitet werden.
Drucken: Stammdaten werden als Liste gedruckt.

Zu den Stammdaten eines Vereins gehören:
- Abteilungen.
- Banken mit BLZ.
- Beiträge: Verein und Abteilungen.
- Ehrungen.
- Funktionen.
- Konten.
- Kontenrahmen.
- Kostenstellen.
- Sporthallen.
- Straßen.

Vereinsstamm

Masken

Namen und Adressen:
· Vereinsname 1. Zeile erscheint in Masken und Berichten, 2. Zeile zusätzlich in Berichten.
· Kurzform Adressen wird bei Adressenaufklebern, Kurzform CashService beim Datenträgeraustausch verwendet.
· Vereinsname in Kurzform.
· Geschäftsstelle
· Name des/r Geschäftsführers/in oder Kassierers/in, erscheint auf Mahn- und Kündigungsbriefen.
· Telefon der Geschäftsstelle.
· Straße, PLZ Ort, PLZ Postfach, E-Mail ist die Vereinsanschrift.
· Sportbund Vereins-Nr. Sportkreis Name des zuständigen Sportbundes / Sportkreises.
Banken und Kassen:
· Bankverbindung 1 Girokonto für alle Mitgliedsbeiträge. BLZ Kto.Nr., Name Ort, BIC IBAN bezieht sich auf die 1. Bankverbindung. Fibu-Gegenkonto ist das Gegenkonto der 1. Bank für die Finanzbuchhaltung.
· Bankverbindung 2 ist ein mögliches weiteres Girokonto. BLZ Kto.Nr., Name Ort, BIC IBAN bezieht sich auf die 2. Bankverbindung. Fibu-Gegenkonto ist das Gegenkonto der 2. Bank für die Finanzbuchhaltung.
· Vereinskasse Name der Vereinskasse.
· Abteilungskasse 1 bis 3 Namen der Abteilungen mit eigenen Kassen. Jede der Kassen besitzt ein eigenes Fibu-Gegenkonto. Statt für Kassen können die Felder auch für weitere Finanzkonten verwendet werden.
Mitgliedsbeiträge:
· Mitgliedsbeitrag Bezeichnung Vereinsbeitrag. q/h/j Buchungszeitraum. Vereinsschlüssel Schlüssel Vereinsbeitrag. Fibu-Konto Buchungskonto Vereinsbeitrag.
· Abteilungsbeitrag 1 bis 5 Abteilungsnamen der Sonderbeiträge mit q/j Buchungszeitraum, Abteilungsschlüssel und Konto in der Fibu.
Abschlusskonten:
· Konten für den Jahresabschluss gemäß Stammdaten.
Dateien und Benutzer:
- Dateien und Ordner:
  · Programme und Daten Datenbank- und Anwendungsdateien.
  · CashService CashService-Programmdateien.
  · System-Programme Windows-Programmdateien.
  · Sicherung Sicherung der Datenbank und sämtlicher Mandantendaten.
  · Archivierung Archiv der Datenbanken zur Wiederherstellung. Es werden Dateien vvjjmmtt.vvp und vvjjmmtt.log angelegt.
  · 2. Festplatte Sicherung der Daten und Programme, wenn vorhanden, sonst leer lassen.
  · Diskette/Stick Externe Sicherung der Datenbank, z.B. über Memorystick o.ä. sowie für Export/Import.
- Zugelassene Benutzer: Namen für Benutzer. Anlegen und Löschen durch den Master.
- bereit für SEPA ? Festlegung auf BIC/IBAN im Zahlungsverkehr.
- Währungseinheit: Festlegung der Währungseinheit
  (EUR,DEM,CHF,ATS) , (Ct,Pf,Rp,Gr) nach DTA-Konvention.
- Umsatzsteuer / Vorsteuer ? Festlegung auf USt/VorSt. USt/VorSt-Konten Buchungskonten in der Fibu. Steuersatz Ermäßigter und normaler Steuersatz in %.

Datenbank

BACKUP/RELOAD: Datenbank-Reorganisation, die jederzeit aufrufbar ist. Es werden alle Daten gesichert und anschließend die gesamte Datenbank neu geladen (gepackt).
UPDATE: Versions-Update, das aus einer vup.vip-Datei automatisch ausgeführt wird (i.d.R. handelt es sich um verbesserte Masken zur Dateneingabe).
RESTORE: Es wird ein Wiederherstellungspunkt aufgerufen. Die Datenbank wird mit den Daten einer früheren Version neu erstellt.
Daten ausladen: Zum Zwecke eines Upgrades (z.B. bei Änderung der Datenbank-Struktur) werden die Daten aller Tabellen aller Mandanten in korrekter Form in ein Backup-Verzeichnis gespeichert.
Daten einladen: Zum Zwecke eines Upgrades (z.B. nach Änderung der Datenbank-Struktur) werden die Daten aller Tabellen aller Mandanten in korrekter Form aus dem Backup-Verzeichnis in die Datenbank geladen.

Exportieren: Sie können Daten einer Tabelle in eine externe Datei sichern.
Die Datei hat ASCII-Format, die Spalten sind durch , getrennt, Textfelder sind in ' eingefasst. Sie trägt den Namen 'tblname.csv'. Die Stammdaten werden immer automatisch gesichert/exportiert!
Hier sind die Tabellennamen, die abgefragt werden:

 midat   Mitgliederdaten             fidat   Belegdaten
 mista1  Bestandserhebung            fiblg   Belegsaldendaten
 mista2  Abteilungsstatistik         fibnz   Bilanzdaten
 mista3  Altersaufbau                fipln   Haushaltsplandaten
 behdat  Beiträge-Habendaten         tedat   Termindaten
 besdat  Beiträge-Solldaten          ubdat   Übungsplandaten
 bepdat  Offene Posten               addat   Nichtmitglieder
 cashdat CashService-Daten           miardat Archivdaten

Importieren: Sie können Daten aus einer externen Datei in eine Tabelle laden.
Die Datei muss ASCII-Format haben, die Spalten durch , getrennt, Textfelder in ' eingefasst. Die Datei muss den Namen 'tblname.csv' tragen und natürlich die richtige Struktur haben (siehe jeweils Abschnitt 'Tabellen')!
Sie werden gefragt, ob die ursprünglichen Daten gelöscht werden sollen, d.h. die Tabelle geleert wird. Sonst werden die Daten an die Tabelle angehängt, auf doppeltes Vorkommen wird nicht geprüft!
Achten Sie auf doppelte Schlüssel, sonst ist die Konsistenz der Datenbank gefährdet!

Hinweis: ASCII-Dateien benutzt man gern, um Daten in andere Programme zu übertragen. Beachten Sie aber, dass diese Daten von Unbefugten gelesen werden können, da sie im Klartext auf der Festplatte liegen. Löschen Sie diese deshalb gleich, wenn sie sie verwendet haben.
Excodieren: Sie können Daten einer Tabelle in eine externe Datei sichern.
Das geschieht wie oben beschrieben beim Export, jedoch sind die Dateien codiert und können nicht gelesen oder anderweitig verwendet werden.
Imcodieren: Sie können Daten aus einer externen Datei in eine Tabelle laden.
Das geschieht wie oben beschrieben beim Import, jedoch sind die Dateien codiert und können nicht gelesen oder anderweitig verwendet werden.

Mandanten

Beim Start des Programms wählen Sie den Verein aus.
Sie arbeiten mit nur einer Datenbank, aber jeder Mandant hat einen eigenen Vereinsstamm und eigene Stammdaten. Sie müssen getrennt gepflegt werden!
Der Kontenrahmen wird gemeinsam genutzt.
Jeder Mandant hat sein eigenes Backup-Verzeichnis: \bupA, \bupB usw.
Der Mandantenstamm ist in der Lizenzdatei 7vvwin.apx vorgegeben. Soll dieser erweitert werden, ist über die Registrierung eine neue Lizenzdatei anzufordern!

—> Sie können die Mandanten von verschiedenen Rechnern aus verwalten, solange diese im Netzverbund sind und die Datenbank sich auf einem Rechner befindet, der als Server fungiert.

—> Mandanten können z.B. eine größere Abteilung des Vereins mit eigener Buchführung, der Förderverein oder mehrere Vereine mit gemeinsamer Geschäftsstelle sein.

Benutzer

Die Benutzerverwaltung wird erst mit der Registrierung für mehr als 20 Mitglieder aktiviert.
Hauptbenutzer ist der Master. Er hat automatisch Zugriff auf alle Mandanten und Programm-Module.
Nur er kann Benutzer anlegen und löschen.
Im Menüpunkt Vereinsstamm/Dateien und Benutzer legt der Master einen neuen Benutzer an.
Der neue Benutzer gibt sein Passwort ein und wählt sich seine Sprache aus.
Der Master ordnet dem Benutzer die Module zu, auf die er zugreifen darf.
Für jedes Modul sind max. 10 Benutzer möglich.
Jeder Benutzer muss sich mit Namen und Passwort einloggen. Innerhalb der erlaubten Programm-Module gibt es keine Einschränkungen.

—> Benutzernamen können eine Länge bis 18 Zeichen haben. Die ersten 6 Zeichen müssen unter allen Benutzern eindeutig sein ('Schmidt' und 'Schmidtbauer' gehen nicht). Passwörter können eine Länge bis 18 Zeichen haben.

Jahreswechsel

Jahreswechsel:

—> Der Jahreswechsel ist im Neuen Jahr aufzurufen!

Folgende Tabellen werden in ASCII-Dateien ausgelagert (zur Verwendung in anderen Programmen und als Sicherungskopie; jj=Jahr):

MiSta1jj.csv   Bestandserhebung,
MiSta1.csv     Bestandserhebung alle Jahre,
MiSta2jj.csv   Abteilungsstatistik,
MiSta2.csv     Abteilungsstatistik alle Jahre,
MiSta3jj.csv   Altersaufbau,
MiSta3.csv     Altersaufbau alle Jahre.
BeDat_jj.csv   Beitrags-Soll- und Habendaten,

Die Stammdaten werden nach jeder Änderung automatisch gesichert, z.B.:
StAbt.csv      Abteilungenstamm,
Log_jj.csv     Logbuch.

Folgende Tabellen werden verschlüsselt ausgelagert (als Sicherungskopie; jj=Jahr):

MiDat_jj.vep   alle Mitgliederdaten,
FiDat_jj.vep   Buchungsdaten dieses Jahr,
FiBlg_jj.vep   Belegsaldendaten,
FiBnz_jj.vep   Bilanzdaten,
FiBnz.vep      Bilanzdaten alle Jahre.

Die Datenbank wird verschlüsselt im Archiv-Verzeichnis abgelegt als
VEREINjj.vvp    Wiederherstellungspunkt,
VVjjmmtt.vvp    Wiederherstellungspunkt.

Jeder Mandant hat sein eigenes Backup-Verzeichnis: \bupA, \bupB usw.

Die Beitragsdaten werden jährlich verwaltet.
Von den Buchungsdaten der Fibu werden die 4 Jahre alten gelöscht.
Von den Bilanzdaten werden die 11 Jahre alten gelöscht.
Von den Mitgliederdaten werden die ausgetretenen Mitglieder aus der Datenbank entfernt und in eine separate Tabelle übertragen. Die 11 Jahre alten werden gelöscht.

—> Die Finanzdaten des alten Jahres werden nicht geändert. Der Fibu-Jahresabschluss kann später ausgeführt werden.

Folgende Listen werden gedruckt:

Mitgliederaustritte,
Änderungslisten für das Beitragswesen,
Vereins-, Abteilungs- und Altersstatistik für das neue Jahr.

—> Aus den Änderungslisten müssen die Beitragsschlüssel einzelner Mitglieder, die zu Erwachsenen oder Senioren werden, von Hand angepasst werden!

Zubehör

Änderungsbuch: Änderungen am Datenbestand durch Benutzer sind nachvollziehbar.
Logbuch: Alle Bewegungen im Programm sind nachvollziehbar.
R> Prompt: Direkter Zugang zum R> Prompt und damit zur 4GL-Programmiersprache des DBMS.
Report-Generator: ... wenn die vorgegebenen Berichte nicht reichen.
Editor: ... zum schnellen Bearbeiten von rmd-Dateien.
Drucker: Sie können den Drucker wählen.
Themes: Sie können Themes für Dialoge und Masken wählen.

—> Themes sind den Benutzern und deren Programm-Modulen zugeordnet!
Sprachen:
- Im Menüpunkt Sprachen wählen Sie die Sprache aus.
- Im Menüpunkt Zubehör/Sprachen können Sie die Sprachmodule bearbeiten.
- Sprachen sind den Benutzern zugeordnet!
- Sie können sich Ihre Sprache selbst entwickeln.

E i n g a b e m a s k e n
(Beispiel)

Tabelle:
               stabt 

Eingabefelder: 
sanr           Abteilungsschlüssel.
sabt           Abteilungsname.
sakz           Abteilungskennzeichen.
sunr           Reihenfolge Üb.-plan.
sonr           Kostenstellenschlüssel.
sdnr           Fachverbandsschlüssel.
sbnd           Fachverband.